学校教育法に基づいて、学校に「置かなければならない」とされている職員の1つである。小・中学校においては特別の事情のあるときは置かないことができるが、中等教育学校、高等学校、大学、高等専門学校についてはそれぞれ必ず置かなければならない。
かつては財政事情により、小・中学校には配置されないケースが多かったが、現在は公立義務教育諸学校の学級編制および教職員定数の標準に関する法律で定められた標準（4学級以上の学校に一名配置など）に基づいて、多くの学校に配置されている。
その職務は、「事務職員は、事務に従事する」（学校教育法第二八条第八項）とされているが、それ以上の細かい法令規定はなされていない。当初未配置であったものが次第に配置されていった経緯や、学校による諸条件の差異もあった。そのため各地の事務職員による研究会が職務内容を分類整理した一覧表を作成し、各県教育委員会がそれに基づいて標準職務表を通知するという経過で職務内容を確かなものとしてきた。
