学校において備え付けるべきものとして定められた文書・書類を、一般に学校表簿あるいは学校備付表簿と呼ぶ。学校教育法施行規則第一五条は、「学校において備えなければならない表簿は、概ね次のとおりとする」として、次の七項目を挙げている。
すなわち、
(1)学校に関係のある法令
(2)学則、日課表、教科用図書配当表、学校医執務記録簿、学校歯科医執務記録簿、学校薬剤師執務記録簿および学校日誌
(3)職員の名簿、履歴書、出勤簿並びに担任学級、担任の教科または科目および時間表
(4)指導要録、その写しおよび抄本並びに出席簿および健康診断に関する表簿
(5)入学者の選抜および成績考査に関する表簿
(6)資産原簿、出納簿および経費の予算決算についての帳簿並びに図書機械器具、標本、模型等の教具の目録
(7)往復文書処理簿
である。
これらの中で、指導要録とその写しのうち入学、卒業などの学籍に関する記録については保存期間が20年と定められ、その他の表簿については5年間とされている。
